Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorcy mają obowiązek wymiany dotychczas używanych kas z zapisem papierowym i elektronicznym na modele online. Obecne zapisy nie we wszystkich kwestiach są jednak klarowne. Tyczy się to między innymi możliwości czasowego wyłączenia kasy online. Czy jest to dozwolone?
Kasa fiskalna a zawieszenie działalności
Jeszcze do niedawna sprawa wydawała się jasna. W przypadku obsługi kas fiskalnych z zapisem papierowym lub elektronicznym, ustawodawca pozwalał przechowywać wyłączone urządzenie wówczas, gdy prowadzona działalność była zawieszania. Przedsiębiorcy mogli kasy likwidować i wyrejestrowywać, ale nie musieli.
Co więcej, sprzęt mógł być dalej użytkowany. Jedynym warunkiem było przeprowadzanie terminowych przeglądów technicznych, a także przechowywanie książki kasy. Tak jednoznaczne wskazania nie dotyczą jednak kas fiskalnych online. W ich przypadku w grę wchodzą zapisy, które pozostawiają spore pole do interpretacji.
Kasa fiskalna online – przesyłanie danych do CRK
Problematyczne wydają się wskazania związane z procesem przesyłania danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Jest to system stworzony przez Ministerstwo Finansów, którego zadaniem jest gromadzenie, analizowanie i kontrolowanie wszystkich danych przesyłanych przez kasy fiskalne online. Dostarczanie tych danych jest obowiązkowe.
Jak wskazują przepisy w ustawie, obsługiwane urządzenie musi zostać skonfigurowane w taki sposób, aby centralna baza była w stanie pobrać konkretne dane w każdym momencie (na życzenie). To zaś wymaga utrzymania stałego połączenia internetowego. Schody zaczynają robić się właśnie w tym momencie. Czy oznacza to bowiem, że kasa fiskalna online musi być włączona przez cały czas? Czy jej czasowe wyłączenie będzie wiązało się ze złamaniem przepisów?
Harmonogram przesyłania danych z kasy do CRK
W tej sprawie warto odnieść się do praktyki. Jak się bowiem okazuje, dane o transakcjach przeprowadzanych z użyciem kasy nie są przesyłane natychmiast. Dzieje się to dopiero po pewnym czasie – najpierw są one zapisywane w pamięci urządzenia. Takie rozwiązanie jest przydatne w momencie, gdy przedsiębiorca nagle straci dostęp do Internetu.
Ponowne podłączenie kasy do sieci rozwiązuje całą sprawę. Sprzęt ponownie łączy się z bazą, a dane zostają przesłane zgodnie z harmonogramem. Niestety, nigdy nie wiadomo, jak on wygląda i kiedy faktycznie dane trafiają do CRK.
W ten sposób przechodzimy do sytuacji, w której przez pewien czas na kasie online nie są wykonywane żadne działania. Dzieje się tak wówczas, gdy prowadzimy działalność jedynie w wyznaczonych dniach (np. tylko w weekendy) lub gdy zawiesimy funkcjonowanie naszej firmy. W takich momentach (teoretycznie) kasa mogłaby zostać wyłączona. W końcu i tak do bazy danych nie będą przesyłane żadne dane.
Przepisy ustawy także w tym przypadku nie są jednak jasne. Według obowiązujących zapisów, utrzymywanie stałego połączenia internetowego jest konieczne wtedy, gdy kasa działa w trybie fiskalnym. Obowiązuje on po wykonaniu fiskalizacji. W ramach tego procesu, przypisany zostaje stały numer NIP podatnika.
Jeśli chcemy przepisy interpretować jednoznacznie, kasa po fiskalizacji powinna być uruchomiona przez cały czas. Chcąc jednak do całej sprawy podejść zdroworozsądkowo, obowiązek ten w przypadku braku użytkowania kasy byłby co najmniej dziwny. W końcu i tak na urządzeniu nie są wykonywane żadne operacje.
Jak więc należy postąpić w przypadku zawieszenia działalności lub pracy tylko w wyznaczonych dniach? Tego przepisy nie mówią. Dla własnego bezpieczeństwa, warto więc zgłosić się w tej sprawie do Krajowej Inspekcji Skarbowej, która powinna przedstawić prawidłowe postępowanie w tej sprawie.
Źródło: CentrumKas
